Mittwoch, 23 Uhr. Sie sitzen am Kuchentisch mit einem ausgedruckten Dienstplan, drei SMS von einem Barista, der den Samstag tauschen will, einer vierten von jemandem, der Ihnen 'definitiv gesagt hat', dass er am Freitag nicht arbeiten kann, und einem halb getrunkenen Kaffee. Sie offnen Google und tippen kostenlose Personalplanungs-Software ein und hoffen, dass es ein Tool gibt, das nicht 4 USD pro Mitarbeiter und Monat kostet und nicht ein ganzes Wochenende zum Einrichten braucht. Fur diese Situation ist dieser Leitfaden geschrieben.
Das hier ist die ehrliche Version. Nicht 'jedes kostenpflichtige Tool ist Betrug, hier ist unser magisches kostenloses Tool'. Eher: Hier steht, was 'kostenlos' in dieser Kategorie wirklich bedeutet (denn meist ist es eine 14-tagige Testversion in Verkleidung), was ein echtes kostenloses Planungstool fur ein kleines Unternehmen 2026 leisten kann und wie Sie eines wahlen, das Sie am Ende nicht teurer kommt als die Tabelle, die Sie ersetzen wollen.
- 'Kostenlos' bedeutet bei Planungssoftware drei verschiedene Dinge: einen dauerhaft kostenlosen Plan, eine Testversion oder ein Freemium-Modell mit harter Obergrenze. Nur das Erste ist tatsachlich kostenlos.
- Eine echte kostenlose Personalplanungs-Software sollte unbegrenzte Mitarbeiter, Schichterstellung, Benachrichtigungen, Tauschanfragen und Export abdecken, ohne Kreditkarte.
- Vermeiden Sie Tools, die pro Nutzer abrechnen, sobald Sie 5 oder 10 Mitarbeiter uberschreiten. Das ist nicht kostenlos, das ist eine aufgeschobene Rechnung.
- Die besten kostenlosen Dienstplan-Apps 2026 verbinden Planung mit mobiler Zeiterfassung und Lohn-Export, damit Sie nicht drei Tools zusammenflicken.
- Sie brauchen kein 'KI-gestutztes' irgendwas fur ein Cafe oder Geschaft mit 15 Personen. Eine saubere Kalenderansicht, Drag-and-Drop und zuverlassige Benachrichtigungen schlagen jeden 'intelligenten Planungsassistenten'.
Was 'kostenlos' bei Planungssoftware wirklich bedeutet
Bevor wir zu Empfehlungen kommen, klaren wir die haufigste Tauschung in dieser Kategorie auf. Wenn ein Anbieter 'kostenlose Personalplanungs-Software' sagt, kann er drei sehr unterschiedliche Dinge meinen, und nur eines davon ist wirklich kostenlos.
1. Der echte kostenlose Plan (selten, aber existent)
Ein dauerhafter Plan ohne Kreditkartenpflicht, mit dem Sie Mitarbeiter planen, Benachrichtigungen senden und Ihr Geschaft unbegrenzt fuhren konnen. Grenzen, falls vorhanden, sind angemessen: unbegrenzte Schichten, grosszugige Mitarbeiterobergrenze (oder keine), Kernfunktionen intakt. Das ist, was die meisten Inhaber wirklich wollen, wenn sie nach 'kostenlos' suchen.
2. Die Testversion verkleidet als 'kostenlos'
14 Tage, 30 Tage, manchmal 60. Kreditkarte erforderlich, um 'Ihr Konto zu verifizieren'. Nach dem Test springt der Preis auf 3-8 USD pro Nutzer und Monat, und Sie haben Ihr Team bereits migriert. Das ist das haufigste Muster, und es ist nicht kostenlos, es ist eine aufgeschobene Rechnung mit einer UX-Falle.
3. Das Freemium mit harter Obergrenze
Kostenlos bis 5, 10 oder 20 Mitarbeiter. Klingt gut, bis Sie wachsen oder bis eine 'Kern'-Funktion wie Benachrichtigungen oder Tauschanfragen hinter einer Paywall liegt. Lesen Sie die Grenzen sorgfaltig. Ein kostenloser Plan ohne Schichtbenachrichtigungen ist kein Planungstool, sondern ein Kalender.
Der ehrliche Test: Konnen Sie Ihr Unternehmen ein Jahr lang mit dem kostenlosen Plan fuhren, ohne je an eine Paywall zu stossen? Wenn die Antwort nein ist, ist es nicht wirklich kostenlos, egal was die Startseite sagt.
Die Funktionen, die ein kleines Unternehmen wirklich braucht
Die meiste Planungssoftware ist fur HR-Teams in 200-Personen-Unternehmen gebaut und dann an Cafes und Einzelhandler verkauft, die 80 % davon nicht brauchen. Bevor Sie irgendein Personalplanungs-Tool bewerten, machen Sie sich glasklar, was Sie wirklich brauchen. Fur ein KMU mit 5 bis 30 Personen ist die Liste kurz.
Drag-and-Drop-Wochenansicht
Keine Gantt-Diagramme, keine 'Ressourcenzuteilung'. Eine Kalenderansicht der Woche, Mitarbeiter auf einer Achse, Tage auf der anderen, Schichten als klickbare Blocke. Sie sollten einen kompletten Wochenplan in unter 15 Minuten bauen konnen, indem Sie Schichten ziehen. Wenn das Tool verlangt, dass Sie ein 'Projekt anlegen' oder eine 'Abteilung zuweisen', bevor Sie eine Schicht setzen, ist es uberdimensioniert.
Mobile Benachrichtigungen an Mitarbeiter
Der ganze Sinn, vom Papier wegzukommen, ist, dass Mitarbeiter ihre Schichten auf dem Handy sehen und benachrichtigt werden, wenn sich etwas andert. Eine kostenlose Planungs-App ohne Push- oder SMS-Benachrichtigungen lasst Sie weiter manuell SMS schreiben, also haben Sie Ihren Workflow nicht wirklich ersetzt.
Schichttausch- und Urlaubsantrage
Hier zeigen sich die Stundenersparnisse fur den Manager. Wenn ein Mitarbeiter einen Tausch direkt in der App anfragen kann und der Kollege, der die Schicht ubernimmt, ihn genehmigen kann, sind Sie nicht mehr die menschliche Telefonzentrale um 23 Uhr am Mittwoch. Stellen Sie sicher, dass das im kostenlosen Plan enthalten und nicht hinter einem Upgrade versteckt ist.
Wiederkehrende Plane / Vorlagen
Die meisten KMU fahren in etwa denselben Wochenplan. Eine Vorlagenfunktion ('Letzte Woche wiederholen') spart Ihnen 80 % der Arbeit. Bauen Sie den Plan einmal, duplizieren Sie ihn nach vorn, passen Sie Ausnahmen an. Diese eine Funktion ist der Unterschied zwischen 15 Minuten Planung pro Woche und einer Stunde.
Verknupfte Zeiterfassung
Das ist die unterschatzte Funktion. Ein Plan allein ist ein Plan. Ein Plan, der mit mobiler Zeiterfassung verknupft ist, ist ein System: Verspatungen werden markiert, Ausfalle protokolliert, Stunden automatisch mit der geplanten Schicht abgeglichen. Reine Planer zwingen Sie zu einem zweiten Tool (und zur Abstimmung von zwei Datensatzen) fur tatsachliche Stunden. Das sind versteckte Kosten, die die meisten Inhaber erst im zweiten Monat sehen.
Lohnabrechnungs-fertiger Export
Am Monatsende mussen Sie den Plan (oder besser die tatsachlich erfassten Stunden) in etwas verwandeln, das Ihr Lohnanbieter lesen kann. CSV-Export im Format fur Gusto, QuickBooks, ADP oder das Layout Ihres Buchhalters. Wenn der kostenlose Plan Export blockiert, tippen Sie Zahlen ab, und Sie haben nichts gegenuber Papier gewonnen.
Planung und Zeiterfassung sind unterschiedliche Probleme, teilen aber 80 % der Daten: dieselben Mitarbeiter, dieselben Schichten, dieselben Stunden. Inhaber, die einen reinen Planer wahlen und dann separat fur Zeiterfassung zahlen, enden meist mit zwei Abos, zwei Logins und einer manuellen Abgleichsrunde jeden Freitag. Ein einziges Tool, das beides kann, selbst in einer kostenlosen Stufe, spart mehr Zeit als jede 'smarte' Planungsfunktion.
Was Sie ignorieren konnen (egal was die Demo zeigt)
Planungs-Anbieter lieben es, Funktionen aufzuturmen, um einen kostenpflichtigen Plan zu rechtfertigen. Fur ein KMU ist fast keine davon wichtig. Lassen Sie sich nicht von einer Funktionsliste ein Tool aufschwatzen, das Sie nicht brauchen.
- KI-gestutzte Planung. Fur 5 bis 30 Mitarbeiter kennen Sie die Verfugbarkeiten besser als jeder Algorithmus. Schicht ziehen, fertig.
- Nachfrageprognosen. Gebaut fur Restaurantketten mit POS-Integration und 50+ Standorten. Nutzlos fur ein einzelnes Cafe.
- Skill-basierte Zuweisung. Wenn Sie einen Barista und eine Kasse haben, wissen Sie schon, wer wofur qualifiziert ist.
- 'Abteilungs'-Strukturen. Ein KMU hat keine Abteilungen. Es hat Menschen.
- Compliance-Dashboards. Nutzlich fur 200-Personen-Betriebe uber mehrere Bundeslander. Uberzogen bei 12 Mitarbeitern.
- Integrationen mit 47 Tools. Sie brauchen vermutlich zwei: Ihren Lohnanbieter und (optional) Ihr POS. Alles andere ist Rauschen.
Wenn ein Vertriebsmitarbeiter das Tool nicht in unter 5 Minuten an einem 8-Mitarbeiter-Cafe mit einem Standort vorfuhren kann, ist es das falsche Tool. Einfachheit ist ein Feature, keine Einschrankung.
Landschaft der kostenlosen Planungstools, 2026
Hier ist eine ehrliche Karte dessen, was im 'kostenlosen' Bereich tatsachlich verfugbar ist, ohne alle zu nennen oder so zu tun, als waren alle Optionen gleich. Wir haben Tools nach dem gruppiert, was sie wirklich bieten, sobald man uber die Startseite hinausliest.
Die Kategorie wirklich kostenlos und voll ausgestattet
Eine kleine, aber wachsende Gruppe von Tools, darunter Shike, bietet Planung, mobile Zeiterfassung, Tausche, Benachrichtigungen und Lohn-Export in einem dauerhaft kostenlosen Plan. Viele arbeiten spendenbasiert oder per Freemium mit sinnvollen kostenpflichtigen Add-ons (erweiterte Berichte, dedizierter Support), statt die Kernplanung hinter einer Paywall zu verbergen. Hier sollten Sie starten, wenn Sie etwas wollen, das Sie nicht in 14 Tagen abrechnet.
Die Freemium-mit-echter-Obergrenze-Kategorie
Tools wie Clockify, Homebase und einige andere bieten eine kostenlose Stufe, die wirklich funktioniert, aber mit Einschrankungen. Manchmal begrenzt der kostenlose Plan Mitarbeiter, blockiert eine benotigte Funktion (Geolokalisierung, Benachrichtigungen, Tausche) oder beschrankt die Planansicht auf wochentlich. Kostenlos kann fur ein 4-Personen-Team reichen und bei 8 Personen frustrierend werden. Wir haben die Kompromisse im Detail in unserem Shike vs Clockify-Vergleich und unserem Shike vs Homebase-Leitfaden fur Restaurants und Cafes behandelt.
Die 'Testversion'-Kategorie (vermeiden)
Alles, was 'Kostenlos starten' sagt und dann eine Kreditkarte verlangt. When I See, Deputy, 7shifts in manchen Konfigurationen, alle haben echte kostenpflichtige Plane. Der kostenlose Test ist in Ordnung, wenn Sie evaluieren wollen, aber es ist keine kostenlose Personalplanungs-Software im ehrlichen Sinn. Ziehen Sie weiter, wenn Ihr Budget wirklich 0 USD ist.
Die 'kostenlose Vorlage'-Kategorie (auch vermeiden)
'Kostenloser Dienstplan-Maker'-Seiten, die nur ein druckbares PDF oder eine Google-Sheets-Vorlage erzeugen. Sie benachrichtigen Ihre Mitarbeiter nicht, behandeln keine Tausche und verfolgen keine Stunden. Sie sind eine etwas hubschere Version eines Papierplans. Wenn Sie schon auf Papier sind, ist eine echte App ein grosserer Sprung als eine schickere Vorlage.
Wie man ein kostenloses Planungstool in 30 Minuten bewertet
Buchen Sie keine Demo. Fullen Sie keine Lead-Formulare aus. Ein wirklich kostenloser Online-Dienstplaner sollte es Ihnen erlauben, sich anzumelden, einen Plan zu bauen und einen Mitarbeiter einzuladen, alles in einer Sitzung, ohne dass ein Vertriebler mit Ihnen spricht. Hier ist die 30-Minuten-Selbstbewertung, die jeden Funktionsvergleich schlagt.
Minute 0 bis 5: Anmeldung
Konto erstellen. Wenn eine Kreditkarte oder eine Unternehmensgrosse uber Ihrer verlangt wird, schliessen Sie den Tab: Sie sind nicht die Zielgruppe. Ein echtes KMU-Tool bringt Sie in unter 60 Sekunden zur Planansicht.
Minute 5 bis 15: Beispielwoche bauen
Fugen Sie 3 bis 5 Beispiel-Mitarbeiter hinzu. Ziehen Sie Schichten in eine typische Woche. Versuchen Sie, den Plan auf die nachste Woche zu kopieren. Notieren Sie die Klicks pro Schritt. Wenn der Demo-Plan in unter 10 Minuten nicht steht, ist es zu kompliziert.
Minute 15 bis 20: Mitarbeiteransicht testen
Laden Sie einen echten Kollegen ein (oder nutzen Sie Ihre private E-Mail). Offnen Sie die App auf einem Handy. Sieht der Plan sauber aus? Kann der Mitarbeiter in zwei Taps einen Tausch oder Urlaub anfragen? Wenn die Mobile-Erfahrung schlecht ist, ist der Sinn verloren.
Minute 20 bis 25: Export und Zeiterfassung testen
Exportieren Sie den Plan als CSV. Offnen Sie ihn in Excel oder Ihrem Lohn-Tool. Ist er lesbar? Wenn das Tool auch Zeiterfassung bietet, stempeln Sie ein paar Mal auf dem Handy und prufen Sie, ob die Stunden korrekt erscheinen. Wir behandeln Zeiterfassung im Detail in unserem Leitfaden zur Mitarbeiterzeiterfassung.
Minute 25 bis 30: Preisseite genau lesen
Finden Sie den 'Preise'-Link im Footer. Lesen Sie die Limits des kostenlosen Plans im Detail: jedes Limit, jede Fussnote. Wenn 'fur immer kostenlos' mit einem Sternchen kommt, das zu einer Obergrenze von 5 Mitarbeitern und 'Premium-Benachrichtigungen' fuhrt, haben Sie die Falle gefunden. Entweder akzeptieren Sie die Grenze oder ziehen weiter.
Wenn ein Tool alle funf Checks in unter einer halben Stunde besteht, haben Sie Ihre Shortlist. Wenn nicht, ist das nachste Tool eine Suche entfernt.
Haufige Fehler von KMU bei der Wahl kostenloser Planungssoftware
Die meisten Reuegefuhle in dieser Kategorie kommen aus einer Handvoll vorhersehbarer Fehler. Hier sind die, die Sie vermeiden sollten.
Die schonste UI wahlen. Eine gepflegte Landingpage korreliert oft mit Venture-Capital, was wiederum mit aggressiver Bezahlkonversion korreliert. Schones Design ist okay, gepflegtes Design mit 14-tagigem Test-Countdown ist eine Warnflagge.
Tausche unterschatzen. Wenn Sie Stundenschichten haben, sind Tauschanfragen 80 % Ihrer wochentlichen Planungsarbeit. Ein Tool, das Tausche im kostenlosen Plan nicht elegant lost, verlagert Managerstunden zuruck in Ihre Abende.
Planung wahlen, ohne an Stunden zu denken. Der Plan ist die Absicht. Die gestempelten Stunden sind das, wofur Sie zahlen. Ein reiner Planer zwingt Sie zur manuellen Abstimmung oder zum Kauf eines separaten Zeiterfassungssystems. Kombinieren Sie beides oder zahlen Sie die Integrationssteuer fur immer.
Export ignorieren. Wenn der Lohn-Export nicht im kostenlosen Plan ist, machen Sie weiter manuelle Eingabe (was den Sinn aufhebt) oder upgraden innerhalb eines Monats. Testen Sie den Export, bevor Sie sich festlegen.
Geolokalisierungs-Check uberspringen, dann doch brauchen. Wenn Ihr Team an mehr als einem Ort arbeitet oder mobile Crews umfasst, ist Geolokalisierung keine Option mehr. Die meisten 'kostenlosen' Planer bieten sie nicht. Entscheiden Sie vor der Migration, nicht danach.
FAQ
Ist kostenlose Personalplanungs-Software wirklich kostenlos oder gibt es immer einen Haken?
Beides existiert. Es gibt eine echte Kategorie dauerhaft kostenloser Tools, meist spendenbasiert oder Freemium mit sinnvollen Bezahl-Add-ons, die weder Planung, Zeiterfassung noch Benachrichtigungen hinter einer Paywall verstecken. Es gibt auch eine viel grossere Kategorie 'Testversion' und 'kostenlos bis 5 Mitarbeiter', die schnell teuer werden. Der ehrliche Test ist, ob Sie Ihr Unternehmen ein Jahr im kostenlosen Plan fuhren konnen, ohne an eine Wand zu stossen. Lesen Sie die Fussnoten der Preisseite, nicht die Startseite.
Was ist der Unterschied zwischen kostenlos und Freemium?
Kostenlos heisst nie zahlen, fur den Kern. Freemium heisst kostenlos bis zu einer Grenze (Mitarbeiter, Funktionen, Exporte) mit Bezahlstufen daruber. Beides kann funktionieren, aber wissen Sie, was Sie wahlen. Freemium mit grosszugiger Obergrenze ist gut, wenn Sie nie daruber hinauswachsen. Freemium mit 5-Mitarbeiter-Cap ist eine Falle, wenn Sie 7 haben.
Kann eine kostenlose Planungs-App ein 20-Personen-Team handhaben?
Ja, aber die meisten konnen es nicht im kostenlosen Plan. Die wirklich kostenlosen Tools handhaben unbegrenzte Mitarbeiter per Design. Freemium-Tools deckeln meist zwischen 5 und 15 Mitarbeitern im kostenlosen Plan und verlangen daruber ein Upgrade. Bei 20 Mitarbeitern filtern Sie Ihre Shortlist auf Tools ohne Nutzergrenze.
Brauche ich eine separate Zeiterfassungs-App, wenn ich einen kostenlosen Planer nutze?
Nur wenn Ihr Planer keine Zeiterfassung enthalt. Reine Planer lassen eine Lucke: Sie haben Stunden geplant, aber nicht die tatsachlich gearbeiteten erfasst. Die meisten KMU enden mit zwei Abos oder kehren zu einer Tabelle fur Iststunden zuruck. Ein kombiniertes Tool (Planung + Zeiterfassung + Lohn-Export) ist gunstiger und einfacher.
Und Google Kalender oder eine geteilte Tabelle, reicht das nicht?
Kostenlos, ja. Ausreichend, meistens nicht. Google Kalender benachrichtigt nicht nativ uber Schichtanderungen, behandelt keine Tauschanfragen und verfolgt keine Iststunden. Eine geteilte Tabelle hat alle Versionschaos-Probleme, die wir in unserem Excel vs Zeiterfassungs-App-Leitfaden behandelt haben. Sie funktionieren fur ein 2-3-Personen-Team mit Festgehalt. Daruber hinaus zahlen sich die durch eine echte Planungs-App eingesparten Managerstunden sofort aus, und eine kostenlose ist eben kostenlos.
Wie lange dauert die Einrichtung kostenloser Personalplanungs-Software?
Fur ein KMU mit unter 30 Mitarbeitern rechnen Sie mit 30 bis 60 Minuten, um ein Konto einzurichten, das Team einzuladen und den ersten Wochenplan zu bauen. Die zweite Woche dauert 10 Minuten. Die meisten Inhaber sind innerhalb eines Wochenendes vollstandig von Papier oder Excel weg.
Werden meine alteren Mitarbeiter eine Planungs-App nutzen?
Fast immer, ja. Die Sorge 'meine alteren Mitarbeiter werden das nicht verstehen' ist die haufigste Vor-Wechsel-Angst und tritt fast nie ein. Eine gute Planungs-App zeigt dem Mitarbeiter einen einzigen Bildschirm: 'Hier ist Ihre Woche'. Die meisten alteren Mitarbeiter ubernehmen sie schneller als die jungeren, weil sie es satt haben, auf einen an die Hinterzimmerwand geklebten Papierplan zu schielen.
Was, wenn ich aus dem kostenlosen Plan herauswachse?
Gute Tools erlauben Upgrades an Ort und Stelle: dieselben Daten, dieselben Mitarbeiter, nur die nachste Funktion freigeschaltet. Schlechte Tools erzwingen eine Migration. Prufen Sie vor dem Commit, ob die Bezahlstufen (falls nutig) angemessen kosten oder direkt in Enterprise-Preise springen. Der 'fur immer kostenlos'-Plan sollte sich wie die Eingangstur anfuhlen, nicht wie die Falle.
Drag-and-Drop-Schichtplanung, mobile Benachrichtigungen, Tauschanfragen, Zeiterfassung und Lohn-Export, spendenbasiert, ohne Pro-Nutzer-Gebuhr, ohne Test-Countdown. In unter einer Stunde einsatzbereit.
Shike kostenlos testenDie kurze Antwort
Kostenlose Personalplanungs-Software in einem Absatz: Die meisten 'kostenlosen' Tools sind verkleidete Testversionen oder Freemium-Plane mit einer Obergrenze, die fallt, sobald Sie 10 Mitarbeiter uberschreiten. Eine Handvoll sind wirklich kostenlos, spendenbasiert oder Freemium mit den Kernfunktionen (Schichten, Benachrichtigungen, Tausche, mobile Zeiterfassung, Lohn-Export) tatsachlich bei 0 USD enthalten. Filtern Sie darauf, nicht auf die schonste Startseite. Die Funktionen, die Ihr KMU braucht, sind kurz und unspektakular: Drag-and-Drop-Kalender, mobile Benachrichtigungen, wiederkehrende Vorlagen, Tauschanfragen und ein Export, der mit Ihrem Lohnanbieter spricht. Alles daruber hinaus ist fur das Unternehmen von jemand anderem gebaut.
Uberdenken Sie die Wahl nicht. Melden Sie sich bei zwei Tools an, die den 'ist es wirklich kostenlos'-Test bestehen, bauen Sie in jedem eine Beispielwoche und wahlen Sie das mit weniger Klicks. Der richtige Planer sollte sich im guten Sinn 'langweilig' anfuhlen, indem er Mittwoche um 23 Uhr leise ereignislos macht.
Mehr Leitfaden fur Inhaber zu Planung, Zeiterfassung und Lohn im Shike-Blog; fur den Pillar-Artikel zur End-to-End-Wahl eines Zeiterfassungssystems beginnen Sie mit Mitarbeiterzeiterfassungs-Software.